一张甘特图，提高90%工作效率

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甘特图，又称横道图或条状图，是美国科学管理学派创始人亨利·甘特在20世纪初，设计的一种组织和监控项目进度的工具。

虽然甘特图是项目管理工具，但如果把每件事都看作一个小项目，甘特图就可以被应用在个人时间管理上了。

本文将以一天的日常生活为例，讲解甘特图的使用方法：

 

1

详细列出待办清单

列清单时，不要考虑时间够不够用，先把必须完成的事列出来。

假如今天是周六，我的待办事项有以下内容：早晚洗漱、一日三餐、乘公交往返公司新地址、看房子、修改文章内容、阅读。

因为是周六，所以还想安排一集综艺节目。

 

2

按照先后顺序，将内容排序

绘制甘特图的方式很简单，横排是时间栏，左侧是项目栏。可以在笔记本上直接画，或者使用Excel绘制。

时间栏的间隔可以自行设定，今天的示例以1小时为一个区间。

 

你可以暂停音频，查看文稿中的初版甘特图：

 

 

 

▲ 甘特图1.0

从图中可以看出，仅依照先后顺序安排，不算观看综艺节目的时间，就已经到晚上11点了。

如果想要腾出更多的时间看综艺节目，就得做进一步的优化。

3

依据项目交叉理念，优化计划

 

在项目管理过程中，很多工作是可以同步进行的，时间上可以交叉。

 

因此，我们先查找可以并行的事项，将它们安排在一起。

 

比如，坐公交时，可以用手机修改文章或者阅读，甚至撰写草稿大纲。

 

你可以暂停音频，查看文稿中的第二版甘特图：

 

▲甘特图2.0

 

可以看出，图中紫色部分为多出的时间，经过优化，修改文章的时间由原来的1小时变成了4小时，阅读时间增加了1小时，一共增加了4小时。

 

在安排好必须做的事之后，再把娱乐活动安排进去，于是就形成了最终的方案。

 

 

 

▲ 甘特图3.0

4

注意时间搭配

 

1、脑力劳动和脑力劳动

 

有研究表明，同时执行多项脑力活动的人，在认知测试上会出现明显的智商下降，其状态跟失眠一整晚是一样的。

因此，同时执行多项脑力工作，比如自由撰稿人在写稿时，同时跟出版编辑商讨书稿的修订工作，这样的组合并不可取。

2、非脑力劳动和非脑力劳动

比如在洗衣服的空隙打扫卫生，通勤的时候看综艺节目，这样的组合可以节约一部分时间，但不能实现时间被最高效利用。

3、脑力劳动和非脑力劳动

比如做饭的时候听听书，公交车上安排一下当天的工作，都是最优的劳动组合方式。

依据劳动类型，在使用甘特图的时候，合理组合可并行的项目，不断优化时间计划，可以把每天的时间都安排得当。

以上，就是甘特图的应用方法：

1、详细列出待办清单；

2、按照先后顺序，将内容排序；

3、依据项目交叉理念，优化计划；

4、注意时间搭配。

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