精益项目管理指南

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精益项目管理证明了精益原则可以在许多领域找到有益的应用。

从客户的角度交付价值、减少浪费和持续改进可帮助项目经理提高项目效率，让他们能够事半功倍。

传统的项目管理是分阶段构建的，将计划与执行分开，而精益项目管理使团队能够通过有效地管理他们的工作流程来更快地交付，并专注于从客户的角度交付价值。

为了展示它是如何工作的，让我们首先仔细看看精益的基础知识及其在管理项目中的作用。

在项目管理中应用精益？

精益管理的诞生可以追溯到1940年，80年来，它已成为工作流程优化的通用管理工具。 

从精益制造到精益创业运动，核心原则保持不变：

1. 从客户的角度识别价值

简而言之，识别价值意味着努力提供客户需要的东西，而不是他们简单地要求的东西。你创造的价值是在客户的问题或痛苦中继承下来的。 

精益项目经理通过识别目标、要求、可交付成果和验收标准，从客户的角度识别和指定价值。项目的价值或最终结果是客户愿意支付的费用。最好应该用客户的话来说明，并且应该直接来自他/她。 

这是精益与传统项目管理之间的主要区别之一，后者的重点是业务案例。 

资料来源：projectcartoon.com 

此外，在精益中，任何不针对解决问题和交付项目最终结果的活动都被视为资源浪费。为避免浪费，与客户建立密切的关系和良好的沟通至关重要。 

这些也将帮助项目经理澄清在项目开始时可能看起来不清楚的需求。或者与客户合作解决价值声明中的潜在冲突。  

通常，专注于从客户的角度识别价值将提高客户满意度、降低项目风险并最大限度地减少项目浪费。 

2.价值流图

在传统的项目管理中，下一步

3.创建连续的工作流程 

您已经确定了客户希望获得的价值，并且还绘制了您的生产方式。 

接下来，重点是确保项目能够顺利进行，没有中断、阻塞或等待时间通过您的系统。换句话说，在您的项目中实现连续的工作流程。但是，要做到这一点，首先，您需要消除流程中的浪费活动。 

精益将浪费定义为消耗资源但从客户的角度来看没有价值的任何流程步骤。一般来说，我们在精益中区分了七种浪费：

1. 库存——库存浪费的典型例子是为了满足意外需求而积压库存。在项目管理中，常见的库存浪费是购买团队很少使用的在线工具或超出需求的办公用品。
    
2. 等待——只要任务没有移动，就会浪费等待，打断连续的工作流程。项目管理中的典型情况是等待上级管理层的批准。
    
3. 缺陷——导致返工甚至报废，缺陷是危险废物。来自项目管理领域的示例包括不正确的数据收集、对话错误和不明确的验收标准。
    
4. 生产过剩- 当您超出客户需求并生产超过需要或在需要之前生产时，就会发生生产过剩。它也是一种危险废物类型，因为它会触发其他六种废物。项目管理中的过度生产意味着填写不必要的大量文件或传达不必要的信息。 
    
5. 运动——为避免运动浪费，您需要安排一个流程，让工人尽可能少地完成工作。通常在项目管理中，运动浪费是由于搜索信息或缺乏对数据的直接访问而产生的。
    
6. 运输——只要您移动资源而没有为最终产品创造价值，运输就是浪费。任务切换、中断、不必要的外包是项目管理现实中运输浪费的主要例子。
    
7. 过度加工——通常表现为双重工作或超出客户要求的工作。在项目管理中，我们经常将过度处理视为小任务的多级审批、过多的审查或过多的迭代。

从您的流程中消除这些浪费来源将使价值在您的项目中自由流动。但是，为了确保连续的工作流程，您还必须注意瓶颈。

瓶颈是您的工作流程的一个阶段，由于容量短缺，工作陷入困境。当一个工作阶段即使满负荷工作，仍然无法足够快地处理工作项时，您就会遇到瓶颈。结果，连续流动被中断。 映射您的价值流并可视化您的工作流程，可以轻松发现瓶颈和潜在的流程阻塞。删除所有这些后，您的流程将变得稳定，并允许您更有效地使用项目资源。 

另一方面，稳定的过程意味着可预测的过程，这将使项目经理更容易回答客户最喜欢的问题，“什么时候完成？”

4.创建一个拉动系统

拉式系统的特点是工作仅在需要时才进入工作流程。在实际需要之前，不会启动任何工作项。重点是在客户想要的时候提供他们想要的东西。这样，拉动系统可以避免在您的项目期间产生浪费，并支持其效率和可预测性。 

但是，谈到工作流管理，拉取系统也意味着您的团队成员只有在他们有空闲容量时才能拉取工作项目。这样的系统不会将工作推给您，而是可以让您更好地确定工作的优先级，并在您真正可以完成工作时开始下一个任务。 

为了更好地控制您的“拉动”工作系统，您可以引入 Work in Progress Limits。 

WIP 限制是看板哲学的基本要素，已证明对生产力有影响。在工作流程的不同阶段限制工作项的最大数量可以最大限度地减少多任务处理和上下文切换。它允许团队成员专注于特定任务并更快地完成它。 WIP 限制还规定只有在容量可用时才将新工作拉入特定工作阶段。这样，不会有任何任务被推倒，并且可以最大限度地减少中断或负担过重。

5. 持续改进

将前面的四个精益原则整合到您管理项目的方式中，您已经完成了从传统项目管理到精益项目管理的转变。但是，这最后一条原则确保您不是简单地从 A 切换到 B。通过持续改进，您会接受这样一个事实，即您的工作系统不是静态的，并且总是会提供改进的空间。在精益中，追求完美是一种持续的努力。 

需要强调的是，这不应被视为项目的最后一步。此外，这是您每一步都要做的事情。 

将持续改进工作整合到您的项目中，您将把您的组织转变为一个持续学习系统。这样一来，团队绩效的优化也将被视为一项持续的努力。此外，通过持续改进工作，您可以确保内置项目质量，因为提高团队绩效会对项目绩效产生积极影响。

精益管理工具

将精益原则整合到您的项目管理例程中不会在一夜之间发生，也需要整个团队或组织的共同努力。但是，一个好的开始可能是采用以下工具之一，它可以加速过渡。

精益项目管理中的PDCA

也称为戴明循环，计划-执行-检查-行动循环是精益制造工具包的关键工具。 如图所示，它是一个四阶段的方法，包括解决方案测试、分析结果和改进流程，以使团队能够避免重复出现的错误并改进运营。通过其迭代方法，引入 PDCA 以不断改进产品、服务和整体团队绩效。 

在精益项目管理中，PDCA 是建立小规模解决方案测试文化、最大限度减少潜在返工、提高客户满意度和支持持续改进心态的好方法。 

目标是计划、执行和测试潜在的解决方案作为实验。之后，您应该从客户的角度分析结果以采用、优化，并在必要时重复该循环。 

如果在您的项目管理过程中进行了调整，则计划-执行-检查-执行周期可以成为赋予内置项目质量的另一个要素。 

精益项目管理看板

看板是应用最广泛的工作流管理方法之一，可帮助您可视化工作、改进工作流并最终提高效率。

在项目管理中采用看板原则和实践将彻底改变您和您的团队结构、组织和执行工作的方式。看板的好处是，它尊重当前的方法，并提出渐进式、渐进式的变化，因此向精益的过渡可以顺利进行，一次一步。 

看板的核心是工作的可视化。使用看板进行项目管理将有助于隐藏工作，将沟通集中在一个地方，并创建一个透明的工作环境，减少中断。

最终，看板将成为项目中正在发生的事情的实时状态报告器，您将能够在不提问的情况下获得这些信息。这样，每个团队成员都会更好地了解工作状态和项目状态，潜在的瓶颈也会自动隐藏起来。 

Kaizen 和 Kairyo

如前所述，持续改进是精益的关键原则之一。但是，这不是您可以从待办事项列表中查看的内容。 

Kaiyro 和 Kaizen 代表了个人层面的持续自我发展努力与团队和组织层面的持续改进努力的结合，这可以带来实际的绩效和效率改进。在项目管理的背景下，实践 Kairyo 意味着定期重新评估项目流程以消除浪费并最大限度地提高生产力和效率，或者进行 Gemba walk 以识别流程改进的潜力。 

Gemba walk是一种应用观察工作发生的时间和地点的原理。其核心思想是可以在实际工作环境中实时识别工作流程的改进潜力。在精益中，Gemba 的目的是观察、参与和改进，并且应该发生在最关键的活动发生的地方。 

尽管 Gemba walk 通常只与制造相关，因为您可以在那里观察到物理生产线，但它也是项目管理的强大工具。
 遵循 Gemba 清单可以帮助项目经理改进项目流程，并在工作流程中消除绊脚石，以免造成损害。 

精益项目管理简而言之

• 精益项目管理需要将您的项目视为价值流 
• 专注于从客户角度交付价值，减少项目浪费以优化效率，持续改进项目流程以提高客户满意度
• 与传统的项目管理相反，精益不区分项目阶段。重点是循环遵循精益管理的五个核心原则。 
• 消除项目浪费和创建拉动系统对于提高项目效率至关重要。
• 精益项目管理的主要目标之一是创建一个稳定的工作流程——使项目交付不间断且可预测。 
• 选择和组合不同的精益管理工具，如 PDCA 循环、看板和 Gemba 清单，将支持从传统项目管理到精益项目管理的过渡

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