「工作日誌」-精进工作效能的重要工具

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　　在办公室茶水间，两位同事正在聊着…

　　「为什幺公司规定要写工作日誌呢？」

　　「每天都要记录工作做了什幺，实在蛮花时间的？」

　　「给主管看过之后，还要我修改，还什幺要补充说明，唉…实在真是的，工作不就做完就好？！」

　　「不知道，算了！反正公司怎幺规定，就怎幺做啰！」

　　许多企业要求员工每日撰写工作日誌，并请主管就工作日誌内容与员工进行检讨。这项「撰写工作日誌」对员工而言，似乎是「额外的」一份工作，在员工「不知道为何要写」、「不知道为谁写」、「不知道怎幺写」的情形下，常沦为员工吐苦水、抱怨的话题。

一、工作日誌的意义与目的

　　每件工作的背后，一定有其意义与目的。我们从事工作之际，如能了解该工作的意义与目的，就能把握工作当下，更能在工作中有所学习，有所收穫。

　　（一）「工作日誌」的意义

　　即是就自己每日所从事的工作，每日进行记录，记录工作内容、所使用的时间，并发掘及掌握工作过程中遇到的问题，就解决问题的思路和方法进行思索，经由每天「今日事、今日毕」，能在长期的累积过程中，达到通过工作日誌，提高自己在工作上的技能。

　　（二）「工作日誌」的目的

　　1、提升自我管理能力

撰写工作日誌之际，即是帮助自己回顾一天的工作内容，透过文字来检视工作的方式，思考工作过程与方法，从工作问题中反思个人进行工作的优缺点，能在「自知之明」中，自我管理，找到能力提升之处，故有机会经由工作日誌的日积月累中，持续地提升自己工作上的能力。

　　2、促进团队协调运作

　　工作日誌记录团队中每一个人的一天工作内容，可作为团队沟通的有效工具。经过工作日誌文字内容的传达，可以让主管明确了解自己正在进行中的工作进度情况，掌握目前自己工作遇到的问题与困难点，提供主管协调团队中其他成员的支援协助，能有效、有目的进行团队合作。

　　3、帮助管理者达成管理

　　团队成员以工作日誌向主管提出每日工作的彙报，其陈报每日工作进行的状态和进度，管理者可以在需要时进行查询与追溯工作，方便发现问题、分析问题进而解决问题。而更重要的，管理者可利用工作日誌做为与团队成员沟通的工具，适时提供成员「机会教育」，藉由指导工作中问题之意识与发掘，再进一步提升部属解决问题的职能。

二、工作日誌的格式与内容

　　公司要求员工撰写工作日誌，须提供格式表格（下方图表为参考表格）

　　此外，更须提供内容编写上的标準化规範（参考下方例举说明-工作日誌撰写说明/格式规範），让所有团队成员能有所依循，能将重点放在实际工作内容的撰写。标準化的格式规範，亦有助于管理者对团队提出工作日誌的审阅，亦有助于团队成员间对工作内容的沟通交流。

工作日誌撰写说明/格式规範（例） • 「工作职掌」：内容为公司/单位职位说明书之职掌内容 • 「例行/主要工作项目」：写主要三~五项，编号1、2、3… 「执行内容摘要说明」：最多写五项，编号1-1、1-2、1-3、1-4、1-5 「工时」：最小单位0.5小时 文字格式：标楷体、大小14、固定行高18

三、工作日誌的撰写

　　针对工作日誌的撰写思维及内容，笔者提出「WIN」的概念。「WIN」是「赢」，提醒我们要挑战工作中的困难点，要设法解决，要达成绩效，并「赢」得成果。现就「WIN」的组成，分别说明如下：

「WIN」的组成	字母意涵
第一个字母「W」是 「Write」	「Write」是「写下、记录、描述」今日所做的事务或从事的工作；
第二个字母「I」是 「i-Think」	「I」是「我」，「Think」中也有「i」，表示自己是这工作的主体，要能为自己的工作负责，也在过程中 必须「想」：想进行中的事，目前的问题是什幺？遭遇到的困难是什幺？； 必须「思考」：思考问题背后的问题是什幺？ 我可以如何做解决这个问题？ 我可以在哪里找到协助的资源、协助解决困难的人 ？
第三个字母「N」是 「Next」	「Next」是「下一步」，是强调解决问题的行动力；在经由思考后的做法或準备採行的方案，必须转为行动步骤，并将之实施，方才是达成工作目的的完整程序。

　　兹提出以下两则工作日誌配合「WIN」的思维撰写之说明例：

　　工作日誌说明例1：

　　根据上週专案会议决议，完成专案说明会活动的企划方案（Write），然活动规划之场地租用报价超出预算（Think），拟明日与主管讨论预算修订之可能，也再找其他会议地点，寻问场地租用报价（Think-Next）。

　　工作日誌说明例2：

　　準备后天向客户进行公司业务简报档案及资料（Write），其中公司产品的资料，是否已经是最新内容（Think）；明日将与业务行销部人员进行确认，并注明在简报内容中（Think-Next）。

四、工作日誌撰写注意事项与常见问题说明例

　　就工作日誌内容，除了建议依循前述「WIN」的思维进行撰写外，笔者就过往经验，整理工作日誌内容应注意之事项，并例举常见问题说明之例子，如下表，提供参考。

注意事项	常见问题说明例
•避免错别字	追踪执行事项，已确认单当人员→「担」当人员；报资作业→报「支」作业
•避免赘字	与○○○讨论与○○讨论系统建置…→与○○○及○○讨论系统建置…
•具体讨论主题、对象	（Write）讨论专案。  （较好Write）讨论A公司○○产品行销活动专案。
•具体时间、地点与主题	（Write） 準备会议案例资料。 （较好Write） 準备11月3日于A公司召开之行销会议案例资料。
•能量化内容，儘可能量化	（Write）寄资料给客户。 （较好Write）寄GHP资料给辅导中之10家企业。
•减少口语词及不要有语助词	（Write）今天我已经有再修了简报，而且已经做好啰。 （较好Write）今日已完成简报再修订。
•能有具体数据资料更佳	（Write） 已改善107年稽核所开立全部缺失。 （较好Write）已改善107年稽核所开立全部缺失，共计4项。

　　此外，工作日誌犹如一份精简之报告，把握适当分段、分点，以便内容易阅读；个人完成工作日誌内容后，建议自己能再至少检视一次，能顺畅阅读及自我发现错误内容。

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