要开展主题活动，召开讨论式的会议是非常重要的，全员参与对话、相互学习、启发和沟通，是解决主题的主要形式。对举行的会议记录在案，也方便5S推进办公室对其进行指导和管理。

1.主题活动会议的种类和召开办法。

(1)上班前、下班后会议纪要(5分钟会议/10分钟会议 ）

①不是对话会议，而是联络会议；

②说明和报告主题活动进展情况；

③表决心会议。

(2)工作时间外会议(1~2小时会议)。

①按活动计划进行活动；

②有关管理或改进的具体会议；

③结合事例进行教育或发表研究报告；

④自由讨论；

⑤在制定计划书、中期报告、实绩报告时的会议。

(3)工作时间内会议。

①进行指导书教育，以期进行正确操作；

②对日常操作中发生的问题召开管理、改进会议；

③在体息时间或机械故障而有富余时间时召开会议。

（4）没有时间开会的对策。

①传阅笔记，传达信息，写入问题；

②与成员个别谈话，托付和检查实施事项;

③利用操作中的等待时间；

④一边日常操作，一边提出想法和材料。

2.讨论的进行。

(1)组长和组员要施加影响，让非参与者(不发言或反对者)参加讨论，并注意不伤害对方的情绪。

(2)如有不满情绪者、话多者，与组员发生争执，或有人伤害对方感情时，要加以适当地控制。 (3)讨论没有进展时，可通过刺激对方，使会议取得进展。

4)气氛沉闷或呆板时，可呼喊口号或唱组歌，以造成一体感。

(5)发言要面向全体组员，要堂堂正正，简单明了。

(6)发生意见分歧时要协商，互相让步。

(7)一种意见一要讨论到得出结论。

(8)个人要汇报上次分担的任务。

(9)讨论由主持者宣布开会后开始，宣布闭会后结束。

(10)在规定的时间内结束讨论。

3.主题活动记录方法。

主题活动的讨论会结束后，应当对本次活动的情况做记录，记录要简要。整理讨论中提到的各个问题和结论事项，口的在于明确活动的分担内容厂含理地确定和推进下次会议及活动方向。

(1)会议记录的履历事项必须记录完整。会议记录的样式有专门记录会议事项的栏(题目、时间、地点、活动阶段等)，必须完整记录。如果记录不全，所属部门和5S推进办公室就不可能发表正确的意见，也不可能知道现在向心组处于什么阶段，进行了什么活动。

(2)简单明了的记录。会议记录是记录讨论事项和决议事项的，因此，应一目了然，不要做详细地叙述性记录，而要按检查一览表和QC的分类进行记录。要使用黑色水笔，以便于复印。重要内容尽可能写得大些，井整理清楚。

(3)记录要真实。刽义记录将根据主题活动的需要保留下来，因此，真实记录很重要。如果因担心所属部门和5S推进办公室不满而过分仔细记录，那就会花费很多时间，并使得会议记录变得令人讨厌。如果担心其他部门不满意而记录得夸张的话，就会流于形式。

(4)尽可能数据化。主题活动的第一步是“一切要数据化，并依据数据行动”。前面已经讲过，叙述性记录对使用会议记录有百害而无一利，因此，要经常注意数据化，在了解效果时，如果没有数据，就无法进行比较。同时，把数据搞得太复杂，就不知道它要说什么。因此，一要尽可能利用QC、六西格玛、IE、SPC等工具，使每人都能一眼就看懂现状和问题。

(5)不要添加不必要的内容。相互信任是5S推进办公室和向心组的基础，如果向心组担心5S推进办公室不相信，或企图过分显示自己的活动内容，从而添加不必要的技术材料、建议书、图纸等，这种行为应该根治。