改变办公环境 ? 从发现浪费开始 !

许多公司使用精益工具做一些装饰，以此来鉴别跟消除他们组织内部的浪费。他们已经拥有了熟练操作的流程，运用5S在其中，用来减少转变所要花费的时间。但是事与愿违，效果不是很理想。大家都会抱怨的一点就是，领导时间在流程中占据了大部分时间，这里包括了订单输入,工程管理还有各种等待批准的请求。另外客户服务，账户接收，从头到尾的过程，这些也是真正浪费问题的所在。总的来说，这些被我们所无视的浪费，就生产力的损失跟客户满意度而言，已经花费了企业大量的资金。

办公浪费比工厂环境更难以觉察到，因为流程遍布于大部分的价值流中，因为电脑中的信息库存比起工厂地面上可以见的浪费，更难直接看到，因为更难以估量。但是办公室里的任何人都可以轻而易举地举出，每天都在发生的浪费的流程。
消费环节主要集中在复印机跟打印机，但是如果这些设备离使用者非常远的时候，然后这些浪费就会把你在难以评估的办公生产中节约来下的时间都浪费掉。多余的审批跟电脑中软件界面的切换对于办公人员是莫大的浪费，位居办公浪费之首。不管是在学校还是医生的办公室中，我们也是作为顾客，常常会被数不胜数的信息折腾的不行（有同感的举手，涉及的流程太多，手续太复杂），这点跟办公室中正在发生的情况几乎一样。

办公室中的多次浪费都没有被鉴别出来，因为没人真的用精益的原则去看浪费的过程。在一个公司里，参与持续改善提升项目的人员鉴别出了超过160个收账款流程中步骤的浪费。很多年前，这些流程中的大部分步骤都被作为错误结果的质量检查。在改善项目的尾声，这个团队把步骤缩减到了30个，然而在这个过程中并没有投入过什么工具。

在实际办公中运用精益方法跟工厂环境是一样的。它只要求人们去思考关于八个浪费跟相关的工具。相比坐在工厂的工作台中，办公流程中的工作更像你去处理你电脑中的文件夹。还有你未处理的邮件存在于你的收件箱，也就是工作的一种形式，像是没有完成的报告，代付款以及客户等待退货。

另外一些公司，通过VSM测试，发现等待客户的过程其实花掉了大部分的领导时间，然后他们又去调整了去定下来的日期。

Overproduction is rampant in the office – it just looks a little differently than it does on the factory floor. But it, too, leads to other wastes. For example, what about reports that no one reads, broadcast emails (or the even worse “reply to all”), extra “just in case” copies or printing a work order or bill of material a week before the work is to be done?

Missouri Enterprise recommends and helps companies use Value Stream Mapping for office processes as a way to identify wastes and help structure Kaizen Events to attack the problem areas (that’s why we refer to it as Lean Enterprise, not Lean Manufacturing). By including the transactional cycle times, companies can see how much of their lead times are tied up on the front or back end of the process (usually more than 50%). The VSM tool also helps companies see the effect batching has on their entire value stream as well as the need for standard work and better policing of hand‐offs between departments.

八种浪费在一家公司的各种形式和各种场合都可以找得到，而不仅仅只是制造业的地板上。但是，因为精益只是一个被证实了的工具，用来发现跟减少工厂浪费，但是在包括办公在内的整个操作中，如果你都去尝试它，那这个就没有意义了