作为一家企业，您所做的一切都可以分为您和您的行业独有的不同流程。尽管如此，所有公司都应该在其流程中努力实现三件事——效率、质量和员工安全。
但是你怎么能做到呢？这个问题的答案是三个简单的字母——SOP。
本文将讨论为什么您应该关心 SOP、它们的外观、如何开始编写 SOP 以及将您的业务提升到一个新水平可能需要的任何其他内容。
SOP 代表什么？
SOP 是“标准操作程序”的缩写。它是一份内部文件，详细说明了执行流程的正确方法以及所有其他相关信息（例如，必要的设备、健康和安全隐患等）。
拥有SOP对公司来说有多重要？
在我们深入了解编写 SOP 的细节之前，值得探索它们可以为您的业务带来什么。可能的优势清单很长，不同的公司重视不同的东西。
为了让您更好地了解预期结果，以下是 SOP 可以为您的公司做些什么的几个示例：
- 确保符合合规标准
- 更有效地培训新员工
- 防止制造故障
- 满足生产要求
- 保障员工安全
- 执行最佳实践
- 遵守时间表
然而，并非所有公司都受益于标准化的操作程序。流程简单的小型组织不一定需要为其活动创建这些技术文档。
同时，SOP 对于运营更复杂和精密的大公司（例如，制造、能源、物业维护等）至关重要。
SOP 是什么样子的？
标准操作程序有多种形式。它们在用例、范围、格式和类型上可能有所不同。我们将分别解决这些问题，但首先，让我们看看您可能遇到并想要创建的 SOP 类型。
SOP的类型：
a) 技术 SOP——最常见的 SOP 类型，普通员工使用它来导航与工作相关的标准流程
b) 管理 SOP——一种特殊类型的 SOP，由管理人员用来指导技术 SOP 的创建、分发和监督
无论类型如何，标准操作程序通常都包含相同的信息。在下一节中，我们将重点介绍如何编写 SOP 示例。
SOP 必须包括：
1. 扉页——通常包括标题、程序编号、相关部门、出版日期和签名。
2. 目录——应该为读者提供文档所有部分、子部分和相关页码的名称。
3. 程序——由多个小节组成，总的来说，应提供有关所描述程序的所有必要信息
1. 范围——定义程序的对象（例如，部门、团队）、目的、限制、输入/输出等。
2. 术语——解释语言，包括读者可能不知道的首字母缩略词和短语
3. 程序描述——详细描述程序及其每个步骤以及从开始到结束的顺序
4. 补充信息——提供完成每个步骤所需的额外细节（必要的决定、可能的障碍、“假设”场景、故障排除技巧等）
5. 健康与安全警告——警告员工潜在的危险，应附在各个步骤中，并编入单独的小节
6. 所需设备和用品——列出读者成功完成程序所需的一切
4. 指标——定义指标以跟踪此过程，以监控和评估一段时间内的流程效率（生产量、机器停机时间等）
上面描述的大部分部分不需要进一步解释。毕竟，我们相信您知道目录是什么样子的。但是，关于编写程序，我们还有很多话要说。
如何编写标准操作程序
记录和解释程序可能非常困难，尤其是如果您以前从未做过。因此，这份关于如何开始编写 SOP 的便捷分步指南可能会有所帮助。
第 1 步）了解您的目标
在开始写作之前，了解您希望通过 SOP 实现的目标至关重要。首先，考虑流程是否需要标准操作程序。
如果您决定这样做，请检查是否已经存在——有人可能在您之前有过相同的想法。
在确定流程需要 SOP 并且还没有 SOP 之后，定义其目标。然后你就可以开始写作了。
第 2 步）收集专业知识
尽管您可能熟悉该过程，但您很可能不是执行该过程的人。SOP 制造旨在为任何人（无论新员工与否）提供完成流程所需的所有信息和洞察力。
要创建真正有用的 SOP，您需要获得所有的实践经验。因此，召集所有每天从事这项工作的知识渊博的人，将他们安排在一个房间或打电话。
许多过程的细微差别是部落知识——仅通过口耳相传的信息，并没有在任何地方记录下来。因此，员工有时会在离开时分享不正确的信息或带走他们的见解。
你可以通过写下、测试并最终将你学到的部落知识融入你的 SOP来阻止这种情况的发生。
步骤 3) 定义范围
在起草 SOP 之前，您还应该定义其范围。有些流程可能非常复杂，涉及多个部门、团队等。但实际上，它们可能只是几个流程连接成一个。
如果您为其编写 SOP 的流程属于这种情况，您应该考虑将其分解为更小的、孤立的流程，只涉及一个部门或团队。即使这意味着为其每个部分创建单独的 SOP。请记住，标准操作程序首先应该是易于理解的。
第 4 步）了解您的听众
为了让您的 SOP 尽可能易于理解，请在写作时考虑到您的听众。
考虑谁会阅读你的文档——他们的背景、语言技能、技术能力、公司资历等。让这些信息影响你使用的单词和短语以及你给出的详细解释的数量。
步骤 5) 选择格式
编写 SOP 时，最好使用您的同事已经熟悉的格式。但如果您的公司没有任何预先存在的 SOP，您可以选择最适合自己的布局。
通常用于标准操作程序的 3 种格式是：
1. 简单的步骤——最常见的标准操作程序模板，非常适合简单的流程，它可以是带有简短明了句子的项目符号或编号列表。
2. 分层步骤——最适合更复杂的流程，由带有“子步骤”的项目符号或编号列表组成，用于所需的决策和变化。
3. 流程图——用于最复杂的过程，有许多可能的结果、需要的决定、变化等。
步骤 6) 记录程序
做完所有准备工作后，您终于可以开始写作了。至此，这应该不会给您带来任何麻烦。记住你的目标和范围，并确保使用你的同事给你的所有有用信息。
返回我们关于 SOP 必须包含的内容的部分，并将其与您的文档进行比较，以确保您记得包含所有必要的部分。
步骤 7）测试、审查、实施和改进
完成 SOP 后，还有一些工作要做。首先，通过自己检查流程来测试文档的有效性。然后，与您的同事分享和审阅它。使用您的发现和他们的反馈来纠正错误或进行任何其他必要的更改。
当您感到满意时，就可以将您的标准操作程序发布并实施到您公司的流程中。这过去是通过打印输出来完成的，但现在，最好是在线进行，这样员工就可以在需要时访问和使用 SOP。
然后，你等着。跟踪您的相关指标，并在一段时间后（最好是 6-12 个月）返回您的 SOP 并进行审查。您可能会发现一些效率低下、错误等。使用这些发现来进行更改和改进您的文档，以便在未来很长一段时间内继续帮助您的员工。
创建 SOP 的更好方法
这就是创建标准操作程序所需了解的一切。或者如果没有更好的方法的话。你可以让你的生活更轻松一些，而不是自己做所有事情，您可以找华昊企管精益管理咨询团队帮您解决
