5S管理之整理

一、整理的意义和目的 

1．整理的意义

日语中的“整理”不仅仅是指我们平常所说的把东西整理好，而更多的意思是指将不要的东西处理掉。通过“整理”，对物品进行区分和归类，无用的东西就会一目了然，我们就能在此基础上将多余的物品从作业现场清除出去。

怎样才能对现场的物品进行区分呢?每个企业的实际生产情况不同，区分和整理的方法也不同。我们可以将物品大致分为经常使用的和偶然使用的两种情况。 所谓经常使用的就是我们使用频率比较高的物品，一个月才使用一次的物品则叫做偶然使用的物品。当然，这不是绝对的，比如，如果我们每个月都感冒一次，自然会划入经常生病的人了，因为，此时比较经常性的尺度是人的一生。

在具体的实施中，可以根据现场是否需要、重要程度、是否经常使用、价值如何以及物品使用部门来区分，还要区别开常用的物品和非常用的物品，等等。

2．整理的目的 

整理的目的是：

●腾出空间，充分利用空间；

●防止误用无关的物品；

●塑造清爽的工作场所。

二、整理的方法 

1．用拍照的方法进行整理

整理的第一步首先是要了解现状，最好的方法是拍照片。将未经整理的现场照片和经过整理活动后的现场照片进行对比，实施整理的效果就会一目了然。然后再对这些变化进行分析，区分出经常使用的和不能使用的物品，这样就会形成一个理想的作业现场。

拍摄时，要特别注意选择适当的位置和摄影的角度，对作业现场完整地进行拍摄，在经过整理后，在同样的位置按同样的角度再拍摄一遍，将两次拍的照片放在一起进行对比，经常使用的和不经常使用的物品作了哪些调整，然后对使用频率高的物品进行认真的研究，确定其放置的位置。过一段时间再拍摄一次，反复进行比较，以达到最佳的整理效果。

另外，注意拍照片要在同样的位置，以同样的角度拍摄，照片上要标注上日期。

2．清除不需要的东西

前面讲过，所谓的整理就是区分需要的和不需要的、使用频率高的和使用频率低的、价值高的和价值低的……等等，在弄清楚这些以后，分门别类地进行安置，这是整理最基本的方法。

在进行整理前，首先考虑为什么要清理以及如何清理，规定定期进行整理的日期和规则；在整理前要预先明确现场需放置的物品；区分要保留的物品和不需要的物品，并向员工说明保留物品的理由；划定保留物品安置的地方。

现在不需要的物品将来也许是最急需的，所以应先将其放置在一个合适的位置，以两个月或三个月为限。如果到了期限还没有使用，就将这些物品清出现场，妥善保管，以防同使用频率高的物品混杂在一起。

对暂时不需要的物品进行整理时，也许不能确定今后是否会有用，这可根据实际情况来决定一个保留期限，先暂时保留一段时间，等过了保留期限后，再将其清理出现场。但是这些保留的物品是否有保留的价值，则需要对这些物品进行认真的研究，并弄清保留的理由和目的。

要让现场的全体作业人员都参与整理，如果在规定的时间大家一齐动手，并由此形成整个企业常规性的习惯是再好不过的了。如果员工各自进行整理，那么每个员工都要明确了解各自所应负的责任。这要求我们在进行整理时，首先要决定整理的场所和对象，制定不需要物品的判定原则和需保留物品的标准及放置方法。特别是对名称、批号、物品的分类、数量、场所和判定的依据等要制作成专用表格认真填写。

在日常整理时，要注意不买多余的材料；不生产多余的产品；不生产不合格的产品，不污染作业场所和物品。对作业后残留的物品要立即清理，现场不放置私人物品。放置物品时要遵循平行、直角、直线的原则，一目了然。对不能使用的工具和用不上的工具，要整理出现场，不制作多余的备份材料和资料。

现场的物品如果不加分类混杂在一起放置，我们就不能区分是否真正需要，在这种场合下不能逐个地对其进行判断，但如果将其进行分类，就可以知道它的作用和重要的程度。我们首先可以按物品的种类和性能进行大、中、小的分类；然后对分类的结果、是否有用、使用频率和价值等进行检查；再根据技术进步的情况，对现在暂时不用物品的使用价值进行预测后再采取相应的措施。在进行性能分类时可以参考有关的分类法和产品目录等。

分类的方法有许多，如按种类分；按性能分；按数量分；按使用的频率分；按价值分等等，但是最重要的是按使用的频率来分类，可以一日或一周为单位计算使用的频率，这种分类的方法是最有效的。可以说，有效进行分类的要点就是考察物品取用和放置的频率。将使用频率高的物品就近放置，使用频率不高的物品放置的远一些，这是整理的基本原则。

我们向大家推荐一种最简单的方法，就是用ABC分析法。以使用频率的高低来区分，高的为A，依次为B、C，将使用频率高的物品放置在作业人员附近的地方，将使用频率不高的物品进行集中管理。

放置场所的布局，同样也要根据使用的频率来考虑，一般的原则是小件物品放在前面，频繁使用的工具和零部件根据使用的顺序放置。这种按顺序区分也就是ABC管理法。

3．保管和保存

保管和保存在很多情况下我们是不加以区分的，在5S管理中两者其实含义不同。两者的区别在于存放时间的长短。

短期的为保管；

长期的为保存。

整理之所以重要，是因为区分了使用频率高、数量大的物品和使用频率低的物品，并根据不同的目的选择保管和保存的方法。

根据对象的不同，我们要明确保管和保存的标准，使用前暂时的放置为保管，长期的为保存；保管是在作业现场的附近，保存则是放置在仓库，可以离现场较远；对使用量大，使用频率高的物品进行保管，要确定最适宜的固定位置；对使用量小，使用频率低的物品可以不固定保管场所，或放入仓库保存。

整理出需要保管的物品后，就要对不需要的物品进行处理，对需要保管的材料、产品、备件、工具和消耗品等确定保管的位置空间。

在整理保管空间时，要将不需要的物品清除后，对整个的现场空间进行重新整理；腾出来的保管空间放置什么物品要根据物品使用的必要性和使用频率来决定；放置物品的场所不能混乱，要划出界线进行统一的规划。对体积不大的物品可放置在货架和柜子上、抽屉内。对垃圾箱、灭火器材、清洁用具、危险品等要确定专用的放置场所。

即使将表面上能看见的部分整理了，但如果不整理箱子和柜子的抽屉，也不能说是真正意义上的整理。比如我们通常可以发现，很多企业或部门为了迎接有关部门或上级的检查，突击搞卫生，将那些卫生死角集中到一个房间(或仓库)，将门锁上或用很漂亮的屏风遮住，这是自欺欺人。必须将看得见和看不见的地方都进行了整理才能算是真正符合5S意义上的整理。

例如：要规定抽屉中应放置的物品；贮藏箱、货架、箱柜、办公桌的抽屉中要定期进行检查；放资料的地方和放工具的地方要严格地区分开来；要灵活运用隔板等手段进行分区整理；要严格区分专用物品和共享物品等等。

4．利用标识牌进行标准化的整理

“要找的东西一时找不到，不需要的到处都是”，这是耽误寻找时间的重要原因。在整理完成以后，要做到需要的物品能立即得到，根据指示牌或黑板就能很清楚的知道什么物品在什么地方，这样就可以节约很多寻找的时间。

 标注区域和名称要在确定了保管场所之后进行，要决定整个场地的划分和布局；在必要的场合中，将放置方法和排列的条件用指示板进行说明；对能够区分的物品用记号或序号进行表示，也可以用图画和图片将其特征表示出来。“整理”员重要的是“什么”、“在哪里”，要做到一目了然。

用指示板将有关内容简明扼要地表示出来如物品名称、分类、数量、存放位置或正在由谁使用等。

为了简单明了，指示板要灵活运用大小分类、不同颜色和不同形态等方式区别。在保管场所中运用指示板，容易识别，效果非常好。例如，杜邦华佳公司就在成品仓库里，不仅用型号区别不同产品，还用不同颜色的标志牌标明包装箱中粉末涂料的颜色。

使用指示板，有贴标签，用彩色颜料笔标记，用指示板记述等方法；根据具体情况，指示板可固定安装在货架上或从天花板上悬吊下来可移动。

为达到理想的整理效果，使用指示板时，要考虑指示板的美观，尺寸、材质、字体、表示的内容等要统一；对不同种类的物品和放置区域要用不同的颜色来表示。

那么，哪些地方需要整理呢?

我们经常为场地不够用而发愁，在这种情况下最有效的办法就是在自己所管理的范围内找一找是否有落满灰尘的地方。如果有的话，这些地方就是有待整理的地方。落满了灰尘就是长期没有整理的缘故。从这个意义上来说，货架上如果布满了灰尘就可以认为是没有充分地使用货架或物品放置的不合理，如果货架上的物品也是尘土满目就证明这些物品是长期不用的东西，这时就要考虑是否应该将其清理出去了。这些正是我们需要整理的地方。

要在作业场地寻找积满灰尘的地方，不仅要在我们目光所能达到的“视力范围”内，更重要的是着眼于视觉难以达到的地方，如楼梯和桌子下面，以及那些需要弯腰才能看见的地方，或者很难观察完全的“最顶部”，当然，对现场长期不用的机械设备也要加以整理。如果确实是没有用处，就应毫不犹豫地清除出现场。

有些东西，如某些办公用品、工具、废部件，在绝大部分的情况下都不会使用，但却还是放置在抽屉、货架或橱柜的角落里，而形成了“遗忘角”。这也是需要我们进行整理的地方。

首先，我们打开抽屉、橱柜，将靠近眼前的物品取出，检查角落里的物品，清除无用的东西。将上次使用的物品放在面前，本次使用的物品放在最前面，并定期整理，养成习惯，这样反复进行，就会使一些过时的、不使用的东西逐渐移向里边。前面则排列着新的工具、零件和材料。这样一来就可一目了然，这种整理方法可以提高效率。

5．直观醒目的整理方法

整顿后的现场一目了然，这对整顿来说是最为理想的。它首先取决于标识的明晰，清楚。

为使整理后的现场直观醒目，要准备好现场示意图，清楚地标明各项物品的放置地点，标明物品的适当库存量、存放位置和取放顺序，要能使每个人都明白无误。

在没有固定位置的情况下，要标明存放在何处。

整理的效果如何，要进行检查，通常经过整理后，要让现场的每个人都知道现场需要用的物品的存放位置，并随时能拿得到；管理人员要清楚所需物品的库存量以及何时该需要补充。对物品取用和放回的时间要有明确的记载。