办公室5S管理活动中最重要的一项就是办公室文件的处理。如何对办公室文件进行置放讲师办公室5S的一个重要环节。下面就是办公室文件的处理方法。

首先、建立文件管理的流程。

（一）从前文件和单据由各个从业人员保管，没有一定的保管基準。因此，需先制定文件及单据管理流程是：保管→保存→废弃。

（二）所谓的保管，就是将文件装在文件夹裡，在工作职场的保管库裡放置一定期间，超过一定期间后，就做废弃物处置或移往其他仓库保存。

（三）所谓的保存，就是在仓库裡永久放置或放置一定期间，除永久保存的文件外，其餘文件经过一定期间后，就当做废弃物处置。

其次、一个部门须制定一套文件管理规定。

各个从业员根据自己的需要进行保管，出现同一部门的同一份文件和单据，在多个从业员处保管的现象发生，所以為了不增加不必要的文件，决定「一个部门一套文件」的制度，由从业人员个人保管的文件，全部集中到一个地方，可以做到「资讯共用化」。

三、拆掉办公桌侧面的抽屉。

（一）实施一个部门一套文件的制度以后，资讯变成共用化，文件已经集中管理，因此不需要有太多的抽屉，且需经常发现侧面的抽屉放置得乱七八糟的东西，所以可以建议办公桌侧面的抽屉拆掉，但切记要拆掉侧面抽屉时，要先告知从业人员拆掉的原因。

（二）拆掉办公桌侧面抽屉的目的。

‧拆掉办公桌侧面抽屉以后，可以有效的利用有限的空间。

‧拆掉办公桌侧面抽屉以后，真正实施文件共用化。

再次、改变文件的保管方式。

（一）从前文件都放在文件柜裡保管，经过一段期间没有整理处置，等到发现文件柜不够用时，又再购买文件柜的作法，一定要有所改变。

（二）文件的保管要採用以下两种方式：

公开文件管理体系：採用文件共用化，所以文件柜长期呈现开放式的状态，什麼文件在什麼地方可以一目了然。

非公开文件之体系：非公开文件管理体系主要是针对会计、人事等机密性文件，置於不能随便取阅的文件柜裡保管。

最后、文件夹的整理方法。

（一）对於文件夹的管理方法，可以规定基準来分类管理。建议採行的分类方式：

‧按客户分类。

‧按形式分类。

‧按一般文件分类。

‧按主题分类。

‧按标题分类。

（二）文件夹之管理应该以顏色来分类管理。建议採行的分类方式：

‧蓝色：管理类。

‧绿色：製造、其他类。

‧黄色：蓝图类。

‧红色：标準、规格类。