高校领导对推行5S的重视
一般来说，凡是需要在一个单位或部门导入一项新的活动或制度时，高层领导关注的程度应是这项活动能否成功及坚持下来的决定因素。在高校职能部门中推行5S管理也不例外。高校高层领导的关心与重视必须持续地表现在言语和行动上，不仅需要承诺全力支持5S管理的推行，而且还应将这种决心和承诺正式地传递给职能部门全体工作人员。在实施过程中，高层领导要亲自挂帅、组织领导;在推进过程中遇到这样或那样的阻力时，要始终充满信心，并对该项工作给予大力支持，及时做好各部门的协调工作以及工作人员的教育工作，这些都是非常必要和重要的。
建立5S推行组织
5S管理的有效推进有赖于建立一个强有力的推进组织。建议5S推行组织架构层次不宜太多，一般3～4层为宜。具体来说，高校职能部门5S推行组织可包括5S推行委员会、5S推行办公室、各职能部门5S推进小组，形成一个推进组织上的架构。5S推行委员会主要由高校高层领导和各职能部门负责人组成，由校长担任委员会主任;5S推行办公室主要由党办、校办工作人员组成，由党办、校办主任担任办公室主任;各职能部门5S推进小组由各部门指定人员组成，由部门负责人担任组长。
确定5S的目标和计划
5S推行办公室作为高校5S管理推进部门，可以结合高校的办学方针和目标及职能部门的管理现状，组织制定5S管理的方针和目标，为5S管理推行工作指明方向。在5S推行工作开始后，5S推行办公室应要求各职能部门根据5S管理总目标及自身的特点提出本部门5S管理的目标。由于5S管理推进是一个长期持续的过程，因此应分阶段制定推进计划，一般以3个月或半年为一个阶段较为合适。活动发起时的第一个阶段任务主要是管理工作的发起、展开与稳定，以后各阶段的管理工作内容应是前阶段的继续，侧重于目标管理和改善项目的推进。5S管理推进计划可分为两级，即全体职能部门的5S推进计划由5S推行办公室制定，用以指导全体职能部门5S活动的开展;各职能部门的5S实施计划根据全体职能部门的5S推进计划制定，用于指导本部门5S活动的实施。
开展5S的培训、宣传
5S管理始于培训，终于培训，并且使培训工作贯穿于全过程。在高校竞争越来越多地表现为人力资本竞争的今天，培训教育无疑是高校培养高素质机关工作人员的重要途径，也是打造高校核心竞争力的重要手段。实施教育培训的对象可分为骨干人员和一般人员两个层次:
1)骨干人员的培训。为了推进5S，必须有意识地培训一批骨干人员，使他们对5S的基本知识和推行要领有清晰明确的认识，从而能够负责活动的有效推进。
2)一般人员的培训。对一般人员也要实施必要的5S培训，其主要目的就是让一般工作人员正确认识5S。一般来说，培训的内容主要包括5S的基本知识、推行5S管理的意义、5S管理的目标和活动计划、有关的评比和奖惩措施等。
为了更好地宣传和推进5S管理，营造一个积极向上的氛围，高校还可以组织各职能部门通过广播、标语、板报、宣传栏、网站等进行大力宣传。
开展样板区试点活动
在推行5S管理的过程中，肯定会遇到各种各样的问题，如果这些问题不能得到有效解决，5S的推进将会是相当困难的。因此，可以通过开展样板区活动，了解5S管理推进过程中的薄弱环节，这样在全面推广的过程中能够做到心中有数，并针对薄弱环节实施切实有效的措施加以改进。对于高校来说，创建样板区(样板职能部门)的目的是为了给高校其他职能部门的5S管理推进工作提供借鉴和指导;与此同时，高校职能部门5S推行委员会也可以借助于5S活动在样板区的成功推行，进一步加深对5S推行要领的理解与掌握，增强广大工作人员的信心，激发起大家参与的热情与积极性。
制订检查、评比、奖惩标准
员工往往重视和努力完成被检查和有奖励的工作，而对不被检查和没有奖励的工作则常常敷衍了事。因此，各级5S推行组织要建立监督检查制度，以确认是否能够按要求实施。监督检查措施是否有效，对保持5S管理高水准是非常重要的。高校职能部门5S管理需要建立校级、部门级、科室级、员工级四级检查、评比、考核体系。对检查后的工作要进行评比，大区域一般实行评分制，奖惩区域责任人;小区域一般采用直接以现金形式进行奖惩的办法，这对一线工作人员最为有效。
