执行培训，我常常用「时间管理困扰是什幺？问题在哪里？」做为开场，通常得到的回答是：在公司负责的工作太杂、琐碎的事务太多，有时候老闆又常常快下班的时候才交办工作，搞得没办法準时下班……，听起来计划好像往往因为老闆一句话被打乱？偶遇学员担任管理职务，则会提到：除了自己的工作量很多，有时候连部属的工作都要帮忙检核，因为部属做出来的品质不好、没达到我的标準，所以常常做完自己的事情，还得花时间帮部属修文件……，听起来被公司拔擢晋升为主管，反倒委屈了？因为大家都陷在问题当中，所以当我们没办法达到自己或是他人的标準、期望，「时间不够用」、「时间管理有问题」…就会被当成藉口。
管理大师彼得．杜拉克曾说：无法管理时间便无法管理一切；富兰克林也提到：管理时间便是管理生命。那幺，您是否曾经想过，到底在我们的生命中有多少时间可以使用？根据2017 World Population Data Sheet报告统计，2016年全世界主要国家平余命，台湾男性平均寿命77岁、女性83岁（世界排名第38名），如果我们用男女平均余命80岁来将生命区分为四个阶段，第一阶段20岁以前的生命时间，多半由父母影响或引导我们利用，个人主控性不高！而60岁以后的生命，时间利用又被个人健康情况占据影响主因！掐头去尾，我们真正可控与可利用的，只有20-40岁、40-60岁间的40年，占平均生命1/2……。现在回过头看看，你的生命已经消耗的多少时间？还有多少时间可以利用？既然时间有限，如果不即刻开始管理时间，我们就只能回望飞逝的时间感叹。你不管时间，时间自然也是自走自的、不会管你。说穿了，时间管理并没有太艰深的学问，接下来让我们用RELAX观点，开始管理你的时间吧！
什幺是RELAX时间管理术？
R，Review，人生目标与时间配置检视。
当你离开一个部门、一个公司，甚至是离开这个世界，你希望别人怎幺谈论你？如果你能够掌握你的目标，那幺就会清楚你的时间应该花在哪里。课堂中常见未婚的学员把时间都花在工作上，我就会提问有没有计画结婚生子？学员回覆我：工作太忙没有时间，目前没有合适对象，又或是主张：现在还年轻，觉得还不到时候。接着再问，到底结婚生小孩是不是你的人生目标？又总是得到肯定的答案。若结婚生子是生命中很重要的阶段目标，此时你是否有拨出时间来经营你的交友圈，或是参与工作后的活动？如果总是用工作太忙当作找不到另外一半的理由，那幺就继续等待吧！时间往往就是在等待中被浪费掉，如果要把时间配置的主导权拿回来，现在就检视你的短期目标与现在常花时间做的事情是否一致！
E，Evaluate，盘点角色、评估要事。
在个人生命中不会只有一个角色，随着我们的年纪增长，角色会越来越多，哪个角色在当下的生命阶段最为重要，是必须常常回头检视的，而工作分配自然会因为当下角色的轻重有不同的配置，如果我们没办法知道自己应该扮演的角色，就无法知道时间是否合理利用。例如刚踏入社会，「新人」、「部属」、「事务员」可能是您当下最为关键的角色，所以时间应该花在「作业执行」、「学习」、「建立关係」上，那幺一週要花多少时间做哪些事？要学习哪些主题？有多少时间可以学习？要安排几次与同侪或主管交流？就是接下来要去思考的事情。
如果随着经验的积累晋升为主管，除了「部属」还必须加上「主管」的角色，当我们在进行时间安排时，必须把时间挪出来做「规划」、「指导」的工作。偶尔学员会问：当主管这幺累，又要教又要做，怎幺能有这幺多时间呢？试想，若主管不教会部属做事情的正确方法；不去与部属对焦你或上级主管的期望，那又如何能期望他把所交办的事情準确做好、做对？当部属无法把事情做对，主管自然又得额外花时间修改与指导，周而复始，时间真的就永远不够用了。
L，Life first活在当下、乐在其中。
俚语有言「千金难买早知道、后悔没有特效药」，有时候时间就事在懊悔中被不知不觉耗损。部属表现不理想，主管忙着教训、要求他写检讨报告，却忘记他还有其他任务没有完成；当他写完检讨报告，又变成没有足够的时间完成其他任务，急就章之下，任务品质又没有达到标準，出了错，再检讨写报告……，最后主管下了个结论：儒子不可教也、驽钝者非适任良才。
如果我们前一项Evaluate（盘点角色、评估要事）没有做好，一旦遇见问题，就活在当下，接受它、往前看吧！检讨当然还是要的，但与其花时间写检讨报告，不如带着他思考下一次作业如何改善，甚至把时间花在制定标準作业规範。当然还必须同时评估目前手上任务的轻重缓急，让自己和部属都能专注在当下最重要的工作，才不会让时间悄悄消逝但问题却依然存在。
A，Action化整为零、化零为整。
「今日事今日毕」是否容易达成？有位女学员在课堂上陈述，她担任秘书的工作，抱持着这样的信念每天朝八晚九，为的是把所有任务在当天全部做完，然而当她回到家，先生并没有因为她认真工作、分摊家庭经济而和颜悦色，反而会板着脸问她：怎幺这幺晚回来？事业是有做这幺大吗？想一想，还真称不上什幺事业……。所以她提出了问题：怎幺样才能够减少工作量？我反问其他学员，大家哄堂一笑，「工作是老闆给的，妳有胆子告诉老闆妳做不完啊…」、「做不完是不是代表工作能力有问题啊？」、「常常加班对主管来说，是个人效率差吧？」大家莫不朝向这位学员个人能力出了问题解读。然再继续追问才发现，事情做不完是因为有些任务没有过往经验，所以需要花较多的时间思考与作业，但秘书的职务常须配合主管临时交办、短时间完成任务，杂事繁琐；有时又需要花很多时间与各单位主管沟通协调，例如会议安排或是异常追蹤报告彙整等，很难等到有完整一段时间来处理那些较花时间的任务，等到交差时间逼近，只好请假在家里做，请了假之后又堆积了其他的工作，怎幺做也做不完。这样的情景可能也出现在很多支援性职务的工作者身上，日复一日，最后不是被健康逼退，就是被家人逼退，工作与生活不能平衡，谁是谁非也找不到答案了。
试想，你是不是也常常这样？在决定任务优先顺序时，先做喜欢做的事、再做不喜欢的事；先做懂的事、再做不懂的事；先做容易的事，再做不容易的事；先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事…….。我们总以为完成一件算一件，却没发现那些比较不喜欢的、不懂的、不容易的、资料不齐全的如果没有先开始，怎幺会知道甚幺时候可以结束？而要等到有空的时候，时间又不够用了。所以关键在于：那些不喜欢的、不懂的、不容易的、资料不齐全的，必须预先计划，把完整一件事情拆解成零散任务后，每天安排一段完整的时间逐次推进；而那些别人的事、琐碎事情，则需每天固定预排一至二段的时间集中处理，一来掌控可以回覆他人的期限，二来也避免临时插件影响重要的任务进度。
X，认清自己的职务，适度拒绝（打X）。
常谓「有来有往、职场好生存」，今天我不能给别人支援，他日需要支援的时候必然求助无门。也许在团队的议题上我们推崇的是这类互助合作的思维，然而在时间管理上，却是一大陷阱，团队合作固然是必要的，但这个合作概念还是要回到个人的职责，如果你常给予团队伙伴支援，但这些支援与个人职责无关，那幺当你时间不够完成自己的任务时，是要责怪琐事杂、干扰多，还是检讨自己习惯不好？
有一次在客户端执行辅导，员工餐厅的清洁阿姨因为个人因素请假了一週，因此员工餐厅的清洁工作就由总务部同仁轮流支援，然而一週五天，总务部只有四位伙伴，所以向其他部门主管询问有无人力可以支援一天。很快的，仓库主管通知，最近没有物料需要点收，所以仓管助理可以支援一天。当週这位仓管助理却每天中午到员工餐厅报到，任劳任怨的执行清洁工作，至于总务部的伙伴，则乐得开心，忙自己的事情去了。星期五下午，刚好有品质管理技能培训，结果这位仓管助理自然没有準时到场，主管询问他缺席原因，她委屈的表示她餐厅的清洁工作还没做完，不能参加。想一想，是餐厅清洁比较重要，还是品质管理技能培训比较重要？这位仓管助理告知主管，因为她只是助理，餐厅清洁和平常她整理仓库差不多意思，是她擅长的，所以能够给予总务协助感觉很好，但品质技能管理培训对她来说有点难度，可能参与了却听不懂，所以就不要浪费时间了。主管听了回答觉得好像不太对，但又好像有道理，只好来问我到底哪里出了问题？没错，如果我们能够专注在个人职责範畴，你就很容易分辨哪些事情是你真的需要支援的，哪些事情是必须「在你有空的时候」才能提供支援。这位主管的问题就是因为习惯交办工作，所以助理认为她不太需要懂很多专业，只要依着主管作业即可，重来没有思考过个人职责範畴以及发展方向，久之，就容易让员工挑「容易被别人感谢」，也就是我们常讲「有成就感」的事情来做。
回到个人身上，如果我们要提升自我时间价值，就必须认清自己的职务，把时间花在重要的事情上，降低他人要事来干扰自己要事的情况。当你时间分配透明度越高，越容易知道自己有多少时间可以协助别人。而若你喜欢被需要感觉，那会让你感觉「很重要」或「有成就感」，那幺就请你先把自己的能力培养放在要事第一位，当你变厉害了、做事情的效率效能提高了，自然有多的时间可以做更多的事情，以及给予他人更好的支援。要记得，当他人请你协助时，并不能单用事情的容易度与时间花费来评估要不要协助，你得先把自己的工作搞定，超过能力界线的请求，还请适度拒绝。
时间本身绝对没有问题，因为每个人每天所拥有的时间都一样是二十四小时，时间管理的问题在于自己如何善用及分配自己的时间，常常利用RELAX检核时间的效能，你的时间管理也可以轻轻鬆鬆就做好。
