一、前言

★在零乱的工作环境下「工作会有效率」吗？

★在零乱的工作环境下「工作会安全」吗？

★在零乱的工作环境下您的「服务或产品能有高品质」吗？

　　5S活动是具体而实在，不仅让员工一听就懂，而且能实行，就是要爲员工创造一个乾净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。

　　如何藉由5S活动之推行，营造良好的办公室环境？达到办公室美化工作环境、养成良好工作习惯、避免资源浪费，进而提昇品质及工作绩效。

图来源：https://www.tanko.com.tw/5s/

二、5S的意义

　　5S管理是什幺？在日本、台湾等国家和地区广受推崇的一套管理活动，包括整理、整顿、清扫、清洁、素养这五项内容在日文的罗马发音中，以S爲开头，故称爲5S，过往都以製造业现场管理较为广範运用，而现今各行各业将其精神套于符合自己的行业别运用之。以下内容以办公室为例：

　(一) 整理SEIRI

　　就是把东西区分为要与不要，是一种物流的管理概念。针对办公环境整理通常区分为：

　　(1) 文件资料：资料、档案卷宗、书籍分类归划存放位置，整理储存于橱柜、业务仓库或物流仓库，与每日常用资料做区分。

　　(2) 文具用品：必须使用的笔、美 工刀、修正液、橡皮擦、尺、剪刀、便条纸、钉书机针等，办公桌面应该整齐摆放，桌面需留1/2空间，为理想的工作环境。

　　(3) 办公事务机器及设备：电算机、萤幕、电话机、檯灯、电源线、网路线线路整理并固定妥当。

　　(4) 个人用品：茶具、盆栽等。

　(二) 整顿SEITON

　　整理后只留下必要的东西时，该把什幺东西放在什幺地方都明确规划，摆放成有秩序的样子就是整顿。每项物品应有一个特定的位置，在需要的时候随即可取用。整顿做得好的话，任何物品都有定位，就很容易看得出来。针对办公环境整顿通常区分为：

　　(1) 文件资料：相关资料文件需整理装箱，必要时加以标示便于寻找使用。建议以电子资料代替书面或纸类文件为理想。

　　(2) 桌面下物品放置：物品堆放不可影响健康坐姿、私人使用物品，如拖鞋、运动鞋、不外露为宜。建议桌下必须保留1/2以上空间，离开座位时椅子应该紧靠在桌面。

　　(3) 座位椅背、屏风再下班后不可挂吊衣物、围巾、雨伞等，还给办公室环境的整齐划一。

　　(4) 隔间屏风：座位牌、月曆、电话表、便利贴等物品，须贴、钉整齐在适当位置。

　(三) 清扫SEISO

　　就是把办公环境中，事务机器及设备的灰尘消除乾净，是检查亦是装备设备保养。落实办公环境清扫要领为：

　　(1) 个人座位：除正使用中之物品、资料外，一概清除。垃圾、纸屑等，随时清除不留在座位。

　　(2) 文件资料：过期不用公文、档案，按时进行销毁。

　　(3) 办公事务机器及设备：电脑、影印机、传真机、电话、 饮水机、橱柜等设备清洗擦拭乾净，遇故障立即叫修，随时保持正常使用状态。

　　(4) 公共区域：公布栏、记事栏，定期更换擦拭。

　(四) 清洁SEIKETSU

　　就是对工作的场所、个人服装仪容等，时时保持洁净、卫生的状态，是一种精神教育亦是作业要求。

　　(1) 彻底执行落实：整理、整顿、清扫3S工作。

　　(2) 工作场所及四周环境：保持整齐与乾净。桌椅、橱柜、器具及机具、设备等，经常擦拭、 清理、维护整洁美观，杜绝汙染来源。工作掉落地上之纸屑、迴纹针、订书针、橡皮筋等在地面时随手捡拾。

　　(3) 公共区域：地面、门窗、墙壁、天花板等，保持清洁；墙壁、地毯、门窗或材等，表面破损剥落时，应儘速报请负责单位修复；窗台边、楼梯间、走道、茶水间、影印机室等，公用区域不随意堆放物品。

　　(4) 营造良好的工作环境：彻底做好垃圾、废弃物分类；美化环境加强盆景绿化、养护及修剪，盆栽接水容器及其周边随时进行清理。

　(五) 素养SHITSUKE

　　就是以提供的标準作业手册，使大家遵守规定养成习惯，力行4S成为个人的气质。让大家习惯成自然，在执行上更为顺畅。5S管理之推动终极目标为个人习惯的养成。

　　(1) 工作心情态度良好，待人及电话礼仪周到。对待长官、部属、同事或客户、民众，均应该注意礼节，亲切微笑的问候招呼。

　　(2) 服装保持适当乾净整洁，并配戴识别证。维持良好企业形象。

　　(3) 自动自发维护自己及邻近办公桌椅、橱柜、工具、设备之整洁。

　　(4) 使用各项公用设施、办公用品、会议室设施等，均应该确实归位保持整齐清洁。响应节能措施，随手关灯、关水、空调。

　　(5) 把5S管理活动视为日常工作，随时注意环境的乾净、整洁、舒适、合理的工作场所，让全员参与并发挥自动自发、团结合作的精神，积极持续不断的改善，创造良好井然有序的工作环境。

三、落实5S管理

　　5S活动说来很简单，容易流于常规的活动，5S推动需要持之以恆，并养成良好的习惯，不要认为5S推动佔的工作比重很小，想把它省略掉，这是错误的观念。5S推动须将其作为一个过程来看，遵循PDCA循环的原理，按照PDCA-Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)的流程会相当有效，做法如下：

　(一) 筹组5S委员会，针对每个S计划做出规範。(PLAN)

　(二) 高阶带领公开性的宣布开始5S推动计划，提供员工训练和教育的机会，列出编组、责任区划分、评分频率、评分时间，让全员整理、打扫自己的工作区域(DO)

　(三) 竞赛评核5S管理推动的结果，先予设定期望之目标，做为活动努力之方向及便于活动过程中之成果检查。(CHECK)

　(四) 自我检查和持续改善，简单的事持续做，将依5S推动标準手册规範执行，让全员习惯成自然，养成遵守规定事项的纪律与习惯。(ACTION)

　　因此将5S推动过程，坚持PDCA循环，不断提高办公环境的5S水準，即要通过检查，不断发现问题，不断解决问题。因此，在检查考核后，还必须针对问题，提出改善的措施和计划，使5S活动坚持不断地发展下去，也就是遵循PDCA循环的原理，持续改善。对自身提出更高的要求。

四、结语

　　创造良好工作环境须要靠全员参与习惯养成，以下针对办公环境5S推动重点参考：

　(一)盘点办公室那些是必须使用物品及设施。

　(二)不必要存在物品不要再出现在工作场所。

　(三)符合人体工学健康坐姿与工作操作考量。

　(四)设计办公室物品摆放让我们工作时方便。

　(五)办公必要物品应如何放置作业时会顺手。

　(六)办公位置摆放方式是否能呈现整体美感。

　(七)那些元素可培养气氛心境，声音、温度、香味。

　(八)什幺方法可以让我们期待标準维持下去。

　(九)同仁伙伴工作生活价值观逐步产生共鸣。

　(十)把5S活动视为日常工作，随时积极持续改善。

　　让全员都感受到施行5S管理推动后美好的改变，使大家携手共进，提出一套大家共同参与的计划，成立5S推行组织、拟定推行方针及目标(设计检核性的工作表)、拟定工作计划及实施方法、全员进行教育、活动前的宣传造势、评比办法确定、查核、评比及奖惩、检讨与修正、纳入定期管理活动中，提供改善前、中、后累积执行所有记录。经过这项活动改善办公室环境，必能塑造高效率之工作环境。

　　最后员工须要依据所制定的标準作业手册共同的落实。全员参与、遵守纪律、持续改善养成良好习惯。让大家发挥自动自发、团队合作的精神，创造一个良好的办公室环境，可使员工更精神饱满地投入每天的工作当中，提昇工作效率、工作作业安全、服务或产品能有高品质，更好地为公司创造效益。