精益办公--财务报销流程改善

自从在生产领域滚打5年多后很希望在精益方面得到更大的提升，从生产现场转战到办公室。在目前公司推行office lean，根据同事的抱怨，对公司话费补助报销流程进行了lean的改善。现在和大家切磋下。

同事抱怨财务话费补助报销时间长，从提单到拿到钱要30天左右。根据客户(内部客户)投诉，我先了解现状，从已经报销的清单中随便抽了1份出来，拿着清单从头到尾简单走了一遍并画出简单的流程图。根据流程图组织相关涉及人员组成改善小组。然后画VSM。

我们都习惯画生产的VSM，但是到了办公室就会遇到问题---我的产品是什么？节拍是多少？在VSM中我们定义"每个报销的人拿到相应的钱"作为一个产品，每月要报销多少人就作为订单数量。所以产品和节拍就出来了。生产线就是经过的各个部门和职位了，操作员就是各个经手人。我们收集每个作业的C/T，FPY，PIP或EIP，批量等指标。把数据填入VSM中，分析VSM和公司老板以及同事期望(客户要求)来设定改善目标---L/T=7天(工作日)内拿到钱。

在走流程的时候我们发现很多问题，各个部门不知道自己下个环节要什么，所以要求前工序提供些自己后工序不要的内容，报销格式不标准，要哪些资料不清楚，该给谁确认签字不清楚，签字等待时间长，报销时期刚好在大家都忙于做其他更重要的时间段，导致等待，从而报销周期L/T=30天。

所以小组制定客户要求：

财务和银行要的内容，
制定标准报销格式;
规定报销开始日期;
取消签字确认;
制作新流程，并定义每个环节要做什么，用什么格式，并配备图片说明---流程相关人员都参与了改善，都明白，但是要防止人员变动;
经过小组努力，在第一个月的试运行中L/T=6天(工作日)。

我觉得办公室精益改善和生产精益改善工具都一样，就是看你怎么转换和利用了。像VSM，生产的VSM和办公室的VSM形式是不一样的，但是内容相同---物流，操作流，信息流，时间线，节拍或客户需求。