【文／苏美真】
创业以来，身兼数位行销公司执行长、工作坊讲师、部落格格主等多重角色，每天需记下来的事情多如牛毛，行程会议、客户资料、课程纲要、年度目标⋯⋯有些人习惯用纸本手帐彙整想法及待办事项，我个人则偏好使用云端工具进行控管。
成长阶段幸逢电脑蓬勃发展的时代，加上早期从事科技业，所以我颇早以前就开始使用电脑相关工具，习惯以打字取代手写，其中的好处不乏：1.快速。我是个脑袋想法跑很快的人，若不用打字，手写恐怕跟不上思考的速度。2.多功能彙整。激发创意或灵感的来源有时只是一句话、一张图像或一段影片，要转换成文字相对需要思考的时间；目前线上已有许多云端工具，可轻鬆将不同形式的资料加以撷取、拼贴，直接储存。3.高机动性。电子化后的文件易于搬移，无论在编辑或排版上都富有更大的自由，方便快速整理。
最佳工具最大效益
仔细衡量，比起打字，手写的机会确实变少了，然而两种书写过程都有助于思考，键入文字的时候，许多创意和想法亦常随之浮现。事实上，我也并非完全不手写，只是认为笔记毋须侷限于纸本，而可依目的选择不同类型的工具。我会透过手写摘录较为零碎的资讯，多半是与客户之间的会议；独自规划工作进度时，则採数位笔记的形式。这2、3年来最长使用的一套工具叫Evernote，是一种数位记事本，它的好处首先是跨平台，消弭了空间地点的限制，无论在电脑、ipad或手机上都可以使用，相当符合资讯产业的需求。我有灵感的时候就会打开来写一下，记录上课或开会重点、规划简报提案，先记录下大纲，再利用行程之间的空档充实内容。其次，与纸本笔记相较还有另一个好处是，随身携带的手帐可能写满了就必须换另外一本，Evernote却没有容量上限，你随时可以搜寻1、2年前的旧资料，也可以经由分类、标籤，将相关的内容彙整在一起。
记笔记时应依目的选择不同的工具，Evernote偏向综合型，可添入图像照片及影音，我常以此撰写较长篇的文章，例如心情日记。至于像工作目标、待办事项等条目分明的内容，一般我会使用Google Keep，其类似便条纸的介面可用颜色区分记事类型，附设的提醒功能也有助我检视各项计画是否按时完成。
去办公室化更有绩效
云端工具可说解放了过往制式的工作形态。认识我或认识讚点子的朋友都晓得，我们公司办公室没有人（而所谓的办公室，其实就是我的工作坊），从公司成立开始，与客户之间就是用云端工具沟通，这些年透过各项通讯软体，我带领员工逐步建立起不用打卡，在家工作的新工作流程，定期用skype召开会议，直接线上交换资料，或于协作平台共同编辑。举例来说，我们会在Google协作平台放上会议大纲，正式开会时便逐条报告、讨论，内容详细程度几乎等同一份会议纪录，省去事后归纳整理的时间；而随着Line群组问世，每个客户、不同任务、个案都有各自的群组，搭配云端文件，提升效率之余，更减少许多沟通成本。
此种「去办公室化」的工作形态增添了我们在与远方客户接洽时的熟练度，身为老闆的我亦可扩大招募範围聘请到许多外县市的优秀人才，员工们则不必历经日晒雨淋、塞车通勤大老远跑来公司。当工作不再局限同一场域，不仅是空间，时间上也获得相对的自由，我们不在办公室工作(not here)，工作却展开于anytime、everywhere。
自主管理比责任制更重要
许多人难以想像一家公司没有实体办公室该如何营运，特别是员工管理方面，毕竟人都有惰性，缺少办公室约束、主管的督促，在家工作这份惰性极可能无限地放大，「不在办公室还有效率可言吗？」─我认为，这样的疑惑出在前提设定有误，真实的情况与各位所想不同，没有办公室，其实更有效率！所谓「疑人不用，用人不疑」，应徵每位员工时，我都会先让他了解公司工作流程与内部文化，正式录取后，就会给予充分的信任及自由。在须将工作做完、做好的前提之下，第1，员工越有效率把事情做完，越能尽快做自己想做的事。也就是说，负责且懂得自我管理的员工，自然能得到时间上的奖励，偷懒的结果，只会影响自己享乐的时间而已。第2，身为PM（专案经理），每位员工自己都要亲自面对客户，本身即有压力，不需要人督促。万一真的需要人督促，表示其缺乏自动自发的资质，也许就较不适合我们这种型态的公司。
台湾许多企业都奉行责任制，但能做到真正责任制的却少之又少，我认为这部分老闆需要洞悉、转换、调适自己的想法与心情，为了盯住员工而死守在办公室，不是反过来綑绑住自己了吗？
掌握顾客需求核心
对员工要求仅止于将事情做完做好这点，可看出我的经营风格较偏成果导向，无论是人员管理或从事网路行销，工具和过程都不是最重要的。以FB社群行销为例，有人十分在意粉丝数量，事实上FB只是一个工具，不是结果，我们透过FB的经营，把客户带进来，中间的检核点应该是经营粉丝团之后业绩有没有起色、订单有没有增加，以此检视成效。
行销的本质就是帮客户的业绩作提升，只要扣紧这个目标，就不会有问题。无论是社群、大数据或任何行销手法趋势，都应掌握核心精神，不断思考，反问：「客户到底要的是什幺？」掌握这一点就会找到最有用的资讯。如此看来，大数据也只是一个名词而已，掌握核心才可以做最有效率的事情。
网路行销CEO 教你带领高绩效团队
1. 笔记毋须侷限于纸本，可依目的选择不同类型的工具。
2. 善用云端文件，去办公室化团队绩效更高。
3. 任何行销手法趋势，都应掌握核心精神，不断思考，反问：「客户到底要的是什幺？」
【完整内容请见《能力杂誌》2016年2月号，非经同意不得转载、刊登】
