1 成本差异
成本的差异客观存在,表现形式不一,如本期计划与实际的差异、本期实际与上期的差异、同比差异、环比差异等。成本的差异具有阶段性和周期性特点,往往多发生在每年年初,或企业招标采购会议前后的一段时间里。成本的差异具有偶然的对象性,新产品开发时具有较大的差异,成熟产品成本差异相对较小。
在不计人工成本、机械台班费用、财务管理费用等,仅以组成产品的原材料、配件购置成本而言,目前,企业成本统计方面的问题非常突出。究其原因,就是各种因素导致物料未能及时录入财务软件系统,无法开具生产领料单,企业又经不起长时间待料待工,于是只好借料生产。而借出的物料又未做暂估入库等账务处理,该部分成本的账面为 0,导致成本统计严重失真或滞后,影响到企业管理评价、运作效率和科学决策。
采取暂估入库、红冲蓝点 (对等核销)、加强管理等措施,能及时、真实、准确、完整地确认成本,并且具有可追溯性,还可为管理层决策提供科学依据。
2 暂估入库
在成本统计管理中,暂估入库是最根本的方法。暂估入库是一个财务概念:对于月末已经收到的材料、配件或商品,当发票还没有收到的情况下,要对已经收到的商品按照估算价值入账,以利于成本统计管理,并且保证库存和账面相符。
《会计准则——应用指南》 中有明确的规定:对于尚未收到发票账单的收料凭证,应按计划成本暂估入账,借记“原材料”、“周转材料”等科目,贷记“应付账款——暂估应付账款”科目,下期初做相反分录予以冲回。下期收到发票账单的收料凭证,借记本科目,贷记“银行存款”、“应付账款”、“应付票据”等科目。涉及增值税进项税额的,还应进行相应的处理。
暂估入库是一个专业用语,在此不必累述。
采用暂估入库后,成本的差异率仅为 2%,即成本统计准确率高达 98%。
3 红冲蓝点
在成本统计管理中,红冲蓝点是可完整追溯的办法。
尽管《会计准则———应用指南》 中有明确的规定,暂估入库的物料,在收到发票之后,将先期预估的凭证用红字凭证冲销,然后在本期用蓝字凭证点入———我们姑且称之为“红冲蓝点” (对等核销) ———再按照正常会计处理程序,制做收到材料、配件或商品的记账凭证。经调研,企业一般采取以下措施:
3.1严格按照《会计准则———应用指南》的规定进行账务处理
采取此做法,企业只有在收到发票后才能进行红冲蓝点,更多地呈现为被动性,缺乏积极的主动性,因已经采取了暂估入库,当期成本统计有所失真,而真实准确的成本统计仍然滞后,不利于企业推行精益管理、提高运作效率。这是目前企业具有代表性的做法。
3.2 部分企业认为以上规定做法太繁琐,采取变通的手段
即在收到发票后,与暂估入账价格进行比较,仅对差价差额部分实施红冲蓝点。发票价高于暂估入库价的,所高的部分用蓝字凭证补差点入。发票价低于暂估入库价的,所低的部分用红字凭证予以冲销。但是,笔者在长期的企业成本管理实践中体会到,上述正反两方面做法,除存在的弊端外,还对产品价格成本的完整性造成重大影响,可追溯性差,操作起来很容易产生遗漏和缺失,后期采购的潜在风险度显著升高。为排除弊端,消减风险,全面实施精益管理,提高企业运作效率,可采取以下做法。
3.3 红冲蓝点程序
3.3.1 严格执行暂估入库录入价格。该价格可取末次招标价、报审采购价,或者取历史最低价,还可根据市场行情估价、预算造价等。总之,虚拟暂估不得离谱。并特别规定,由此产生的相关数据、信息、单据等,仅为成本统计分析采用,不得作为当期财务记账凭证。
3.3.2 暂估入库的物料不得接受其发票和挂账。其作为企业财务部门的规定,却需要在物流系统执行。企业的采购部门须从生产运营大局出发,为保障物料供应,应与供应商充分沟通,防止断货风险,避免待料待工。若已开出的发票要在有效期之内返还给供应商,取得其谅解,坚决杜绝税务风险。
国家税务总局发布了《关于调整增值税扣税凭证抵扣期限有关问题的通知》,决定自2010年1月1日起,调整增值税专用发票等扣税凭证抵扣期限,由原来的 90 天延长至 180 天。此通知客观上支持了该做法。
3.3.3按规定程序及时确认物料当期价格,尽快完成信息系统的相关手续。这里重点突出一个“快”字,意在提高企业的工作效率。需要涉及账务信息系统的各个单位联合行动,犹如政府部门的行政大厅,就地协调一致确认物料价格,并快速完成账务信息系统的相关手续,为成本统计的及时性提供保障。
3 .3 .4 开发票、收发票。此程序亦可放在 3 .3 .6 紧后。由采购作业人员通知供应商得以共同确认,形成相关有效文件,开具发票并做好寄、收记录。国家税务总局发布了 《全国普通发票简并票种统一式样工作实施方案》,决定自 2011 年 1 月 1 日起,全国统一使用新版普通发票。除增值税普通发票外,要根据“简并票种、统一式样、建立平台、网络开具”的工作思路,认真贯彻执行。
3.3.5 红字冲销暂估入库价格。
3.3.6 蓝字点入本期确认价格。以上两个对等核销的程序基本上是在瞬间几乎同时完成的。所录入的价格真实、完整,从系统中引出后用以统计、核算、分析成本准确可靠。对下一个核算期来讲,物料价格具有唯一性、完整性,可追溯性强,操作简便高效。
3.3.7 价格合同管理人员复审相关数据、信息、单据。
3.3.8 按照正常的会计处理程序制做收到材料、配件或商品的记账凭证,挂账,直至做资金计划、审批、付款。暂估入库后,辅之以红冲蓝点,成本统计的差异率为 0,即成本统计的准确率达到100%。
4 加强管理
在成本统计管理中,加强管理是不可或缺的行政手段。成本统计是成本管理的基础,产品从其组成的原材料、配件采购计划下达之日起,通过诸多环节,最终成为商品,成本管理贯穿整个生产环节,涉及面广、工作量大、信息庞杂。企业必须通过经济、行政、纪律等手段,确保以下实物流和信息流的畅通与高效,为产品成本统计及时性和准确性提供保障,从而为成本管理做贡献:①及时准确地下达 《采购计划》。②及时准确地确认价格。③及时准确地签订 《采购合同》。④及时准确地制作 《采购订单》。⑤及时准确地催货到货。⑥及时准确地开箱清点。⑦及时准确地报检报验。⑧及时准确地制作 《收料通知单》。⑨及时准确地制作《外购入库单》。⑩及时准确地上账上架。 11 及时准确地制作 《生产领料单》。 12 及时准确地下架下账。 13 及时准确地配送。 14 及时准确地开出发票。 15 及时准确地整理制作记账凭证。 16 及时准确地进行产品竣工成本统计核算。